Gestion documentaire et EDIDématérialiser vos factures et documents avec les logiciels GED EDI Sage et Open Bee
A une heure où les entreprises visent à dématérialiser au maximum pour gagner en productivité et pour limiter leur consommation de papiers, NRC vous propose deux solutions de GED issues de la société Open Bee™ : « Open Bee™ Scan » et « Open Bee™ e-Fact Pro » ainsi qu’une solution de Sage : « Sage Document Manager ».
Solutions GED/EDI Open Bee
Oubliez les classeurs et les archives encombrantes, il est temps de dématérialiser ! Grâce aux solutions de GED d’ Open Bee, vous faciliterez l’intégration de vos factures au sein de votre progiciel grâce à la reconnaissance automatique des informations clés telles que les dates, les montants ou les noms des fournisseurs. En plus de gagner du temps, vous éviterez aussi les erreurs liées à la saisie manuelle de ces documents !
Atouts :
- Suppression des classeurs et des archives encombrantes, recherche facilitée, gain de productivité… La solution Open Bee™ Scan vous permet de classer l’ensemble de vos documents papier, au format électronique.
- Suppression de la saisie comptable, diminution des délais de validation, meilleure organisation… La solution Open Bee™ e-Fact Pro vous permet d’automatiser la gestion de vos factures fournisseurs.
Principales fonctionnalités :
Open Bee Scan
- Analyse de vos documents numérisés
- Indexation totale en utilisant des informations clés (date, type de document…)
- Reconnaissance optique des caractères clés des documents
- Automatisation du nommage des documents en fonction des métadonnées saisies
- Conversion complète des documents aux formats : PDF, Word, Excel, PDF/A
- Archivage des documents
Open Bee E-Fact Pro
- Numérisez vos factures depuis tout scanner ou multifonction
- Reconnaissance et captures des informations de vos factures (fournisseur, montant…)
- Contrôles optimisés de vos factures
- Archivage structuré des factures dans un format d’archivage légal
- Importation des données dans votre progiciel comptable
- Possibilité de déclencher le paiement
Sage Document Manager
La solution Sage 100 Document Manager associé à votre solution Sage 100 (comptabilité, moyens de paiement, gestion commerciale) vous permet de dématérialiser, de classer en 1 point unique et de partager l’ensemble des documents papiers, bureautiques et logiciels de votre entreprise.
Principales fonctionnalités :
Centralisation de l’information
- Centralisation de toute l’information quel que soit son format
- Classement des documents dans une arborescence structurée de dossiers et sous-dossiers
- Visualisation des tâches à réaliser et notifications importantes depuis le tableau de bord personnel
- Recherche de documents via des mots-clés ou des critères spécifiques (type de document, date, numéro, etc.)
- Création d’espaces de travail pour stocker et partager des documents spécifiques
- Création de circuits de validation simples ou avancés, pour tout document nécessitant une approbation (ex : courrier entrant, bon de commande, factures, etc.).
Une suite complète
- Sage Document Manager : archivage, gestion et partage de l’ensemble des documents de l’entreprise au sein de la solution de Gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise (GEIDE)
- Sage Document Filer – Configuration : indexation et classement des documents normalisés issus des applications Sage 100
- Sage Document Office : indexation et classement des documents bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook)
- Sage Document Sync : synchronisation des documents entre le poste utilisateur et la GEIDE Sage Document Manager
- Sage Document Mobile : consultation, recherche, validation des documents depuis les périphériques mobiles (iOS, Android, Windows Phone).
Mobilité
- Accès à l’information centralisée dans Sage Document Manager depuis smartphones et tablettes (iOS, Android et Windows Phone)
- Partage, traitement des tâches et validation de documents
- Possibilité de réaliser des présentations de documents (ex : catalogue), de faire signer des bons de livraison et devis, de classer des photos prises sur le terrain dans le dossier souhaité, etc.
- Notification à chaque mise à jour et/ou modification d’un document.
Bénéfices
- Accès 24/24 à une information toujours actualisée
- Fluidification des processus métiers (commercial, comptable, financier, etc.) et des tâches opérationnelles
- Élimination du risque de pertes de documents, de transmission d’informations erronées
- Travail collaboratif optimisé
- Sécurité et confidentialité des données
- Réduction des coûts financiers liés à la gestion de documents
- Gain de productivité
- Visibilité renforcée sur les processus d’approbation de documents
- Renforcement de l’agilité des commerciaux et techniciens itinérants.
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